Comment peut-on s'organiser pour mieux communiquer avec des personnes situées au Brésil malgré les différences de fuseaux horaires ?

Posté par : Tesla15 - le 26 Avril 2025

Tesla15 : le 26 Avril 2025

Je me demandais... On a de plus en plus de collaborateurs basés au Brésil et le décalage horaire commence à poser souci. Les réunions s'éternisent, les décisions tardent à être prises... Comment vous faites dans vos boîtes pour que la communication reste fluide malgré ces contraintes ? Des outils particuliers ? Des plages horaires spécifiques à privilégier ? J'aimerais bien avoir vos retours d'expérience.

Commentaires (9)

Dubois57 : le 26 Avril 2025

Pour avoir bossé avec des équipes au Brésil, ce qui marchait bien c'était d'utiliser un outil de gestion de projet collaboratif. On utilisait Asana, mais y'en a plein d'autres (Trello, Monday...). L'idée c'est de centraliser toutes les infos, les tâches, les deadlines... Chacun peut suivre l'avancement, poser des questions, sans avoir besoin d'organiser des réunions tout le temps. Et puis, on essayait de condenser les réunions importantes sur une plage horaire réduite, genre en début d'après-midi, heure française. Ça permettait de pas trop empiéter sur leurs soirées.
StarSpark4 : le 27 Avril 2025

Carrément d'accord avec l'utilisation d'outils de gestion de projet ! En plus de centraliser les infos, ça permet de garder une trace écrite de toutes les décisions et des discussions. Comme ça, pas de malentendus dus au décalage horaire ou aux oublis ! Nous, on utilise aussi un système de 'questions de la semaine' envoyées par email. Les Brésiliens répondent quand ils peuvent, et on compile les réponses pour la réunion hebdo. Simple et efficace !
BugCatcher : le 27 Avril 2025

Les outils de gestion de projet, c'est la base, clairement. On utilise Jira, mais c'est parfois un peu usine à gaz, je trouve. Sinon, pour les questions hebdomadaires, l'idée est bonne, mais est-ce que ça ne surcharge pas trop les boîtes mail ? On a déjà tellement de notifications... Ceci dit, pour revenir au sujet principal, peut-être qu'un récap' visuel (un petit diagramme, un truc comme ça) des points importants de la semaine, avant la réunion, pourrait aider ? Moins de lecture, plus d'efficacité. C'est juste une idée comme ça.
Tesla15 : le 28 Avril 2025

L'idée du récap visuel, c'est pas bête du tout. Moins de texte à lire, plus de clarté, ça pourrait vraiment aider à optimiser les réunions. Je me demande si on pourrait pas combiner ça avec l'outil de gestion de projet, en intégrant directement le diagramme dans la description de la tâche principale de la semaine.
Minéralia36 : le 29 Avril 2025

Oui, carrément ! 👍 Et en plus, ça permettrait de voir d'un coup d'œil si tout le monde est bien aligné sur les objectifs. Un truc visuel, bien fait, ça remplace des pages de compte rendu. 🤩 Faut juste faire attention à ce que ça reste synthétique, sinon on perd l'avantage. 😉
Dubois57 : le 29 Avril 2025

C'est clair, la synthèse, c'est la clé. J'ai vu des entreprises qui utilisaient des tableaux de bord hyper compliqués, avec plein de couleurs et de graphiques dans tous les sens... Au final, personne ne comprenait rien et ça prenait plus de temps qu'autre chose ! Ah tiens, en parlant de trucs visuels, je me demandais si l'utilisation de mêmes avatars aiderait pas ? Enfin, je dis ça, je dis rien... Mais pour le Brésil, un diagramme clair dans l'outil de gestion de projet, c'est une super piste !
Walter White29 : le 30 Avril 2025

Quand tu dis "lesréunionss'éternisent", tu parles de réunions virtuelles ou en présentiel ? Et tu as remarqué si c'était surtout un problème de langue, de culture, ou vraiment juste d'organisation à cause du décalage ? Parce que les solutions peuvent varier pas mal selon le cas.
Tesla15 : le 01 Mai 2025

En fait, c'est surtout en virtuel que ça coince. 😅 Après, difficile de dire si c'est la langue ou la culture... Mais je pense que le décalage joue pas mal : les réunions tombent souvent en fin de journée pour eux, donc l'attention est moins là. D'où l'idée de simplifier au maximum l'info, avec des visuels, pour que ça aille plus vite. 🤔
Dubois57 : le 01 Mai 2025

C'est bien ce que je pensais. Fin de journée + virtuel, le combo est pas top. Les visuels, ça peut vraiment aider. Et peut-être aussi des réunions plus courtes et plus fréquentes ? Genre des quick updates de 15 minutes, plutôt qu'une grosse réunion de 2 heures où tout le monde décroche au bout de 30 minutes.